RÉSUMÉ DE LA NOTICE D’INFORMATION

Traitement de vos Données Personnelles dans le cadre de la relation de travail vous liant à Premier Tech

Cette notice a pour but de vous informer sur les conditions et les modalités de collecte et traitement de vos Données Personnelles relatives à l’emploi et à la gestion des processus liés aux équipiers (ci-après collectivement désignées Données* Personnelles). Elle complète la Charte de Gestion des Données Personnelles des équipiers adoptée par Premier Tech*.

En tout état de cause, nous nous engageons à traiter vos Données de manière transparente, confidentielle et sécurisée.

Exercer vos droits ou poser des questions : en nous contactant à l'adresse [email protected] si vous êtes un équipier ou à [email protected] pour toute personne extérieure à Premier Tech.

* Lorsque mentionné, « Données » désigne également les documents collectés aux fins de la gestion des processus liés aux équipiers.
* Dans la présente notice, les termes « Premier Tech », « Groupe Premier Tech », « nous », « notre » et « nos » désignent Premier Tech Ltée et ses compagnies affiliées ou ses filiales contrôlées directement ou indirectement. Chaque entité de Premier Tech est une entité distincte sur le plan juridique et peut, le cas échéant, agir en qualité de responsable du traitement de vos données personnelles, ainsi qu’à titre d’employeur.

TEXTE COMPLET DE LA NOTICE D’INFORMATION

Traitement de vos Données Personnelles dans le cadre de la relation de travail vous liant à Premier Tech

1. Quelles Données sont collectées/utilisées ?

Nous collectons et/ou utilisons les Données Personnelles suivantes, lesquelles sont définies comme suit pour l’ensemble de la présente notice :

• Données d’identification et coordonnées : Nom, prénoms, nom d’usage, nom de famille préféré, nom de famille précédent, adresse, numéro de téléphone, adresse électronique, fonction;
• Données de citoyenneté et d’immigration : Numéro de sécurité sociale ou équivalent, statut d’immigration, nationalité, type et numéro d’autorisation de travail, références du passeport et autres Données d’immigration s’il y’a lieu;
• Données en lien avec la santé : Reconnaissance statut de travailleur handicapé, type et taux d’invalidité, numéro et date d’expiration de la carte d’assurance maladie ou équivalent (mutuelle), Données de visites médicales obligatoires des équipiers, s’il y’a lieu;
• Données sur la vie privée et familiale : Date de naissance, Pays, État et ville de naissance, sexe, situation familiale;
• Données Bancaires : Relevé d’identités bancaires ou équivalent;
• Données démographiques : Région et pays de résidence, titre civil ou gentilité, titres honorifiques ou équivalent;
• Données de contacts d’urgence (Principal et secondaire): Nom, prénoms, adresse, numéro de téléphone, courriel, nature de la relation;
• Données académiques et permis : Formations, diplômes, titres professionnels, distinctions honorifiques, certifications, licences professionnelles, permis d’exercice, permis de conduire s’il y’a lieu;
• Toutes autres Données Personnelles nécessaires à la gestion des processus liés aux équipiers.

2. Pourquoi nous collectons/utilisons ces Données ?

Premier Tech utilise ces Données dans le cadre de la gestion administrative du personnel, de la gestion de la paie et des déclarations sociales, de l'organisation du travail, de la formation professionnelle, du suivi des carrières et de la mobilité, de la communication interne, de la gestion des opérations juridiques, de la gestion des relations avec les instances représentatives du personnel, de la gestion de la sécurité des systèmes d’information, de l’administration du parc informatique, ainsi que pour toute autre sous-finalité liée à la gestion des processus des équipiers.

3. Qui est le responsable du traitement des Données ?

Le responsable du traitement est Premier Tech qui agit en qualité de responsable du traitement de vos Données Personnelles, ainsi qu’à titre d’employeur.

4. Quelles sont les bases légales du traitement ?

En fonction de la finalité du traitement envisagé, nous nous fondons sur les bases légales suivantes :

• Respect des obligations légales et contractuelles :

Pour la gestion administrative du personnel, la gestion de la paie et des déclarations sociales, l’organisation du travail, la formation professionnelle, la gestion des opérations juridiques et des relations avec les instances représentatives du personnel, conformément aux lois du travail ainsi qu'aux normes de sécurité et de confidentialité.

• Intérêt légitime :

En ce qui concerne le suivi des carrières et de la mobilité, la communication interne, la gestion de la sécurité des systèmes d’information, l’administration du parc informatique, ainsi que pour toute autre sous-finalité liée à la gestion des processus équipiers, notamment l'amélioration de l'efficacité opérationnelle et l'optimisation des processus, la base légale repose sur l'intérêt légitime de Premier Tech à gérer, moderniser, interconnecter, sécuriser et optimiser ses outils et processus afin d'assurer une gestion optimale des ressources humaines.

5. Combien de temps les Données seront-elles conservées ?

Nous maintiendrons vos Données Personnelles aussi longtemps que notre relation de travail perdurera, et au-delà, conformément à nos obligations légales et réglementaires. Une fois le délai de conservation expiré, nous nous assurons de détruire ou d'anonymiser vos Données Personnelles.

Dans certains cas et pour certaines finalités, cette durée peut être plus courte, conformément au calendrier de conservation établi par Premier Tech.

6. Qui sont les destinataires des Données ?

Les destinataires de vos Données sont les personnes habilitées à les traiter dans le cadre des missions qui leur sont confiées. Vos Données sont principalement communiquées à nos équipes DO (RH), aux administrations compétentes et à nos sous-traitants.

Dans la limite de leurs attributions respectives selon le principe du « besoin d’en connaitre » et pour les finalités rappelées à l’article 2, les principales personnes susceptibles d’avoir accès à vos Données sont:

À l’interne (y compris à l’intérieur du Groupe Premier Tech),

• Les équipiers autorisés de l’équipe Développement Organisationnel (DO), à l’échelle locale et globale, responsables notamment des ressources humaines, du support technique, de la formation, des déclarations sociales et de la paie.
• Les équipiers habilités des services globaux et des services partagés du Groupe Premier Tech, notamment ceux en charge de la comptabilité, des systèmes d’information, ainsi que des services juridiques et de conformité.
• Les instances représentatives du personnel ou les délégués du personnel, sauf opposition de votre part.

À l’externe,

• Les administrations et organismes sociaux (caisses de sécurité sociale, associations liées à l'insertion professionnelle, médecins du travail, organismes de formation, etc.);
• Les partenaires impliqués dans des événements ou actions sociales et culturelles organisés par l’entreprise;
• Les organismes financiers (banques) et autorités de contrôle (inspection du travail);
• Si nécessaire, les juridictions, médiateurs, experts-comptables, commissaires aux comptes, avocats, huissiers, ou sociétés de recouvrement;
• Nos sous-traitants autorisés, notamment :

                   - Les fournisseurs de solutions de gestion de la paie, du temps de travail et de la documentation afférente aux ressources humaines;
                   - Les fournisseurs de solutions de recrutement, de formation, d’e-learning et de gestion des carrières ;
                   - Les fournisseurs de solutions de gestion des visites médicales ;
                   - Les fournisseurs de solution de gestion des notes de frais ;
                   - Les fournisseurs de solutions de gestions des voyages d’entreprise ;
                   - Les fournisseurs de solutions de gestion de flottes de véhicule ;
                   - Tout autre fournisseur autorisé.

En tout état de cause, vos Données sont partagées dans le strict respect des réglementations en vigueur, tout en garantissant leur sécurité et leur confidentialité. Seules les informations indispensables à l'accomplissement des missions et obligations envers Premier Tech sont transmises à nos sous-traitants.

7. Y a-t-il un transfert international de mes Données ?

Les Données Personnelles de nos équipiers, collectées via le présent processus, sont, le cas échéant, transférées et stockées dans la province de l'Ontario (Canada), où se trouve la base de Données de notre fournisseur de solution globale de gestion des processus équipiers (HCM) du groupe Premier Tech.

Depuis cet emplacement, des transferts secondaires sont susceptibles d’être effectués vers la province du Québec (Canada), où est hébergée la base de Données de notre ERP (Enterprise Resource Planning), situé au siège mondial du groupe Premier Tech.

La base légale du transfert repose sur des mécanismes juridiques appropriés, tout en garantissant un niveau de protection adéquat conformément aux exigences réglementaires en vigueur.

En tout état de cause, nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles rigoureuses pour garantir un niveau de sécurité et de confidentialité conforme aux standards de l’industrie.

8. Comment la sécurité de mes Données est-elle assurée ?

Premier Tech a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité, d’intégrité et de confidentialité adéquat selon les normes de l’industrie. Cela comprend notamment la mise en place d'accords de confidentialité, la sécurisation de la collecte, le chiffrement des Données en transit et en repos, la compartimentation des accès, l’authentification forte par SSO, l’audit des logs et ce, afin de réduire le risque d'accès non autorisé à ces Données.

9. Comment exercer mes droits ?

Vous pouvez en tout temps exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité en contactant l’équipe ‘’Conformité et Protection des Données’’ de Premier Tech à [email protected].

10. Comment effectuer une réclamation ?

Vous pouvez en tout temps vous prévaloir de vos droits auprès des instances nationales ou locales compétentes.
Vous pouvez également nous contacter en tout temps à [email protected] pour toute question ou préoccupation.

SUMMARY OF THE INFORMATION NOTICE

Processing of your Personal Data in the context of the employment relationship between you and Premier Tech

The purpose of this notice is to inform you of the conditions and methods of collection and processing of your Personal Data relating to the use and management of processes related to team members (hereinafter collectively referred to as Personal Data*). It complements the Charter for the Management of Team Members' Personal Data adopted by Premier Tech*.

In any case, we are committed to processing your Data in a transparent, confidential and secure manner.

Exercise your rights or ask questions: by contacting us at [email protected] if you are a team member or [email protected] for anyone outside Premier Tech.

* When mentioned, "Data" also refers to documents collected for the purpose of managing processes related to team members.
* In this notice, the terms "Premier Tech", "Premier Tech Group", "we", "us" and "our" refer to Premier Tech Ltd. and its affiliates or subsidiaries controlled directly or indirectly. Each Premier Tech entity is a separate entity from a legal point of view and may, where applicable, act as a controller of your personal data, as well as an employer.

FULL TEXT OF THE INFORMATION NOTICE

Processing of your Personal Data in the context of the employment relationship between you and Premier Tech

1. What Data is collected/used? We collect and/or use the following Personal Data, which is defined as follows for the purposes of this notice:

Identification data and contact details: Surname, first names, usual name, preferred surname, previous surname, address, telephone number, e-mail address, position;
Citizenship and Immigration Data : Social Security number or equivalent, immigration status, nationality, work authorization type and number, passport references, and other Immigration Data if applicable;
Health-related data: Recognition of disabled worker status, type and level of disability, number and expiry date of health insurance card or equivalent (mutual), Data of mandatory medical examinations of team members, if applicable;
Data on private and family life: Date of birth, country, state and city of birth, gender, family status;
Bank Data: Bank Identity Statement or equivalent;
Demographics: Region and country of residence, civil or gentile title, honorary titles or equivalent;
Emergency contact data (Primary and secondary): Last name, first names, address, telephone number, email, nature of the relationship;
Academic Data and Permits: Training, diplomas, professional titles, honours, certifications, professional licenses, licensing, driver's license if applicable;
Any other Personal Data necessary for the management of processes related to team members.

2. Why do we collect/use this Data?

Premier Tech uses this Data in the context of the administrative management of personnel, the management of payroll and social declarations, the organisation of work, professional training, career monitoring and mobility, internal communication, the management of legal operations, the management of relations with staff representative bodies, the management of the security of information systems, the administration of the computer equipment, as well as for any other sub-purpose related to the management of the processes of team members.

3. Who is the Data Controller?

The data controller is Premier Tech, which acts as the data controller of your Personal Data, as well as an employer.

4. What are the legal bases for processing?

Depending on the purpose of the intended processing, we rely on the following legal bases:

• Compliance with legal and contractual obligations:

For the administrative management of personnel, the management of payroll and social declarations, the organization of work, professional training, the management of legal operations and relations with employee representative bodies, in accordance with labor laws as well as security and confidentiality standards.

• Legitimate interest:

With regard to career and mobility monitoring, internal communication, information systems security management, IT asset administration, as well as for any other sub-purpose related to the management of team member processes, in particular the improvement of operational efficiency and process optimization, the legal basis is the legitimate interest of Premier Tech to manage, modernize, interconnect, secure and optimize its tools and processes in order to ensure optimal human resources management.

5. How long will the Data be kept?

We will maintain your Personal Data for as long as our employment relationship continues, and beyond, in accordance with our legal and regulatory obligations. Once the retention period has expired, we will make sure to destroy or anonymize your Personal Data.

In some cases and for certain purposes, this period may be shorter, in accordance with the retention schedule established by Premier Tech.

6. Who are the recipients of the Data?

The recipients of your Data are the persons authorised to process it in the context of the tasks entrusted to them. Your Data is mainly communicated to our DO (HR) teams, the competent administrations and our subcontractors.

Within the limits of their respective responsibilities according to the "need to know" principle and for the purposes recalled in Article 2, the main persons likely to have access to your Data are:

Internally (including within the Premier Tech Group),

• Authorized team members of the Organizational Development (OD) team, locally and globally, responsible for human resources, technical support, training, social declarations and payroll, among other things.
• Authorized team members of the Premier Tech Group's global and shared services, including those in charge of accounting, information systems, and legal and compliance services.
• Staff representative bodies or staff delegates, unless you object.

Externally,
Social administrations and bodies (social security funds, associations linked to professional integration, occupational doctors, training bodies, etc.);

• Partners involved in social and cultural events or actions organized by the company;
• Financial institutions (banks) and supervisory authorities (labour inspectorate);
• If necessary, courts, mediators, chartered accountants, auditors, lawyers, bailiffs, or collection companies;
• Our authorized subcontractors, including:

                 - Providers of payroll, time and human resources documentation management solutions;
                 - Providers of recruitment, training, e-learning and career management solutions;
                 - Providers of medical visit management solutions;
                 - Expense management solution providers;
                 - Providers of corporate travel management solutions;
                 - Fleet management solution providers;
                 - Any other authorized provider.

In any case, your Data is shared in strict compliance with the regulations in force, while guaranteeing its security and confidentiality. Only the information that is essential to the fulfillment of the missions and obligations towards Premier Tech is transmitted to our subcontractors.

7. Is there an international transfer of my Data?

The Personal Data of our team members, collected through this process, is, where applicable, transferred to and stored in the province of Ontario (Canada), where the database of our global team member process management (HCM) solution provider of the Premier Tech Group is located.

From this location, secondary transfers are likely to be made to the province of Quebec (Canada), where our ERP (Enterprise Resource Planning) database is hosted, located at the world headquarters of the Premier Tech group.

The legal basis for the transfer is based on appropriate legal mechanisms, while ensuring an adequate level of protection in accordance with the regulatory requirements in force.

In any case, we have put in place rigorous technical and organizational measures to guarantee a level of security and confidentiality in line with industry standards.

8. How is the security of my Data ensured?

Premier Tech has put in place technical and organizational measures to ensure an adequate level of security, integrity and confidentiality according to industry standards. This includes, in particular, the implementation of confidentiality agreements, the security of collection, the encryption of Data in transit and at rest, the compartmentalization of access, strong authentication by SSO, the audit of logs in order to reduce the risk of unauthorized access to this Data.

9. How do I exercise my rights?

You may at any time exercise your rights of access, rectification, erasure, limitation, opposition and portability by contacting Premier Tech's Compliance and Data Protection team at [email protected].

10. How do I make a complaint?

You may exercise your rights at any time with the competent national or local authorities.
You can also contact us at any time in [email protected] with any questions or concerns.