RÉSUMÉ DE LA NOTICE D'INFORMATION

Traitement des données dans le cadre du « Sondage Expérience Équipier ».

Cette notice d’information a pour objet de vous informer et de recueillir votre consentement exprès, sur la collecte et le traitement de vos données y compris vos réponses en lien avec le projet de sondage annuel en ligne portant sur votre expérience d’équipier au sein de Premier Tech (PT). Les résultats du sondage sont accessibles aux équipes DO et gestionnaires via un tableau de bord sans qu’aucune identification individuelle du répondant ne soit possible.

Cette initiative, bien ancrée dans les pratiques de Premier Tech depuis plusieurs années, vise à collecter des données sur l'expérience des équipiers au sein de Premier Tech afin d'optimiser les processus de gestion des équipiers et d'améliorer sans cesse leur parcours au sein de la grande Équipe Premier Tech.

Nous collectons/traitons Nous utilisons aux fins de

Données personnelles :

  • Données d'identification
  • Données géographiques
  • Données démographiques
  • Données d'emploi


Données de contenu :

  • les réponses au sondage, telles qu'une échelle de satisfaction de votre expérience équipier
  • les réponses optionnelles, avec des questions ouvertes.

D'évaluer, d'améliorer et d'ajuster l'expérience équipier.

 

*Vos données ne seront pas vendues.
*Nous utilisons, sur la base de votre consentement, une fonctionnalité d’intelligence artificielle pour résumer et synthétiser vos réponses aux questions ouvertes qui sont dépersonnalisées. Aucune décision automatisée ne sera faite à partir de ces données.

Exercer vos droits ou poser des questions : en nous contactant à l'adresse [email protected] 

TEXTE COMPLET DE LA NOTICE D’INFORMATION

Traitement des données dans le cadre du « Sondage Expérience Équipier ».

Quelles données sont collectées/utilisées ?

Nous collectons et/ou utilisons les données personnelles suivantes, lesquelles sont définies comme suit pour l’ensemble de la présente notice (ci-après collectivement désignées Données Personnelles) :

  • Données d'Identification : votre nom, prénom, acronyme, adresse mail professionnelle.
  • Données Démographiques : votre genre, votre langue, votre tranche d’âge parmi ces 4 groupes : 18-24, 25-34, 35-49, 50+, et votre tranche d’ancienneté parmi ces 4 groupes : 1 an, 2-4 ans, 5-9 ans, 10+ ans.
  • Données Géographiques : votre région géographique, votre pays.
  • Données d'Emploi : votre secteur d’affaires, votre unité d’affaires de rattachement, votre entité légale de rattachement, votre gestionnaire direct (nom, prénom, acronyme et adresse mail professionnelle), votre type d’emploi (bureau ou usine, temps plein ou temps partiel).

Nous collectons également les informations suivantes qui ne sont pas des Données Personnelles : 

  • Données de Contenu : une échelle de satisfaction de votre expérience équipier sur les thèmes suivants : Collaboration, Communications, Développement professionnel, Fierté, Innovation, Mieux-être au travail, Passion, Performance, Reconnaissance, Relation avec le gestionnaire, Rémunération et avantages sociaux, Travail et vie personnelle, Valeurs et Culture, Vision.
  • Données de Contenu Optionnelles : des réponses ouvertes sur une base volontaire et dépersonnalisée, concernant vos avis et suggestions sur votre expérience en tant qu'équipier. Aucune donnée personnelle ne doit être collectée dans ces questions.
Pourquoi nous collectons/utilisons ces données ?

Premier Tech utilisera ces données pour améliorer l’expérience équipier. L’évaluation de l’expérience équipier est au cœur de la démarche afin de permettre à Premier Tech d’identifier les besoins et les préoccupations des équipiers pour y répondre de manière appropriée.

Le Sondage Expérience équipier permet d’évaluer, d’améliorer et d’ajuster : l’expérience équipier en lien notamment avec les conditions de travail et l'engagement des équipiers, les relations de l’équipier avec les gestionnaires et les modes de collaboration entre les équipiers, la matérialisation de la culture des valeurs de PT, l'équilibre travail-vie personnelle ainsi que le mieux-être, les processus de reconnaissance et de récompenses, le développement professionnel ainsi que la communication. L’évaluation, les améliorations et les ajustements peuvent être effectués sur une base comparative avec les Données de Contenu et les Données de Contenu Optionnelles (qui sont dépersonnalisées) des 6 années précédentes.

Qui est le responsable du traitement des données ?

Le responsable du traitement est Premier Tech Ltée, société canadienne basée au 1, avenue Premier Tech, Rivière du Loup (Québec) Canada  G5R 6C1, (ci-après désignée « Premier Tech »). 

Quelle est la base légale ?

Le traitement des Données Personnelles, Données de Contenu et Données de Contenu Optionnelles repose sur la base légale du consentement que vous nous donnez volontairement en cliquant sur le bouton « Consentir et participer au sondage », accompagné de la présente notice.  

En acceptant de répondre aux questions du sondage, vous acceptez que les Données de Contenu Optionnelles soient traitées par un algorithme d’intelligence artificielle.  Si vous ne souhaitez pas que les Données de Contenu Optionnelles soient traitées par des fonctionnalités d’intelligence artificielle, vous pouvez vous abstenir de répondre aux 6 questions optionnelles. Aucune décision automatisée ne sera mise en œuvre sur la base des Données de Contenu Optionnelles, qui sont complètement dépersonnalisées.
Combien de temps les données seront-elles conservées ?

L’ensemble des données seront stockées dans l’environnement de SparkBay. Les Données Personnelles seront conservées pour une durée d’un an maximum ; les Données de Contenu et les Données de Contenu Optionnelles seront conservées pour une durée de six ans maximum. Les Données de Contenu Optionnelles seront temporairement stockées dans l'environnement de OpenAI pour une durée de 30 jours. Les données peuvent être supprimées en tout temps si vous retirez votre consentement ou si vous exercez votre droit à la suppression des données. 

Qui sont les destinataires des données ?

À l’interne, des accès restreints aux résultats du sondage (Données de Contenu et Données de Contenu Optionnelles) ont été mis en place aux équipes du projet, du Développement Organisationnel et des gestionnaires (dont l’équipe est composée d’au moins 5 équipiers) pour leur permettre de consulter les résultats du sondage via un tableau de bord sans qu’aucune identification individuelle du répondant ne soit possible. Le périmètre des accès varie selon le rôle au sein de l’organisation, chaque type d’accès étant octroyé sur la base du besoin de connaître.

À l’externe, vos Données d’Identification, Données Démographiques, Données Géographiques, Données d’Emploi et Données de Contenu et Données de Contenu Optionnelles peuvent être accessibles aux prestataires de services tiers y compris leurs sous-traitants, agissant en notre nom et conformément à nos instructions. SparkBay agissant en tant que fournisseur de la plateforme aura accès à l’ensemble des données, et son sous-traitant OpenAI n’aura accès qu’aux Données de Contenu Optionnelles, qui sont dépersonnalisées, aux fins de résumer et synthétiser ces données.

Quel traitement sera fait sur mes données ?

Les Données Personnelles suivantes feront l’objet d’un traitement par SparkBay afin de (i) configurer les accès aux questionnaires (Données d’Identification) et (ii) paramétrer les questions qui structurent le sondage (Données Démographiques, Données Géographiques, Données d’Emploi).  

Les Données de Contenu seront collectées et stockées sur la plateforme fournie par SparkBay. Les Données de Contenu seront consultées par Premier Tech dans les tableaux de bord sur la plateforme SparkBay aux fins d’améliorer l’expérience équipier. 

Les Données de Contenu Optionnelles seront traitées selon le processus suivant :

  • La collecte et le stockage des Données de Contenu Optionnelles sera effectuée sur la plateforme SparkBay. 
  • Un résumé et une synthèse des Données de Contenu Optionnelles seront effectués par SparkBay, via une fonctionnalité d'intelligence artificielle intégrée. Cette technologie provient de la compagnie OpenAI (avec son modèle de langage ChatGPT) intégrée à SparkBay via une API sécurisée.  Nous nous sommes assurés que seules les Données de Contenu Optionnelles seront traitées et qu’elles ne seront en aucun cas utilisées ni par SparkBay ni par OpenAI pour entraîner des algorithmes ou des réseaux neuronaux. 
  • La consultation des Données de Contenu Optionnelles sera effectuée par Premier Tech sur les tableaux de bord fournis par la plateforme SparkBay.
Y a-t-il un transfert international de mes données ?

En fonction de votre lieu de résidence, vos Données Personnelles, ainsi que les Données de Contenu et les Données de Contenu Optionnelles pourraient être transférées hors de votre territoire de résidence. Les données sont hébergées au Canada.

Si vous résidez sur le territoire de l’Union Européenne, le Canada bénéficie d’une décision d’adéquation de la Commission Européenne, ce qui signifie que les données traitées en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD ») peuvent être transférées de l'Union Européenne vers le Canada, sans mesures additionnelles puisque le système juridique Canadien présente des garanties suffisantes.

Néanmoins, Premier Tech s’assure de mettre en place des clauses contractuelles type avec son fournisseur SparkBay.  Les clauses contractuelles types ont pour but d’assurer un cadre uniforme de transfert de données en garantissant un niveau adéquat de protection des données, conformément aux exigences du RGPD.

Comment la sécurité de mes données est-elle assurée ?

Premier Tech a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de sécurité, d’intégrité et de confidentialité adéquat selon les normes de l’industrie. Cela comprend la mise en place d'accords de confidentialité, le chiffrement des données en transit, la compartimentation des accès.

Premier Tech s’est également assurée que son prestataire SparkBay a mis en place des systèmes, des politiques et des procédures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité, l'intégrité et la confidentialité des Données Personnelles, des Données de Contenu, et des Données de Contenu Optionnelles et pour réduire le risque d'accès non autorisé à ces renseignements. 

Comment exercer mes droits ?

Vous pouvez en tout temps exercer vos droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et d’opposition en contactant l’équipe ‘’Conformité et protection des données’’ de Premier Tech à [email protected].

Comment effectuer une réclamation ?

Vous pouvez en tout temps vous prévaloir de vos droits auprès des instances nationales ou locales compétentes.
Vous pouvez également nous contacter en tout temps à [email protected] pour toute question.