INFORMATIEOVERZICHT
Gegevensverwerking in het kader van de “Enquête over de teamervaringen van”.
Deze informatieverklaring heeft tot doel u te informeren en uw uitdrukkelijke toestemming te verkrijgen voor de verzameling en verwerking van uw gegevens, inclusief uw antwoorden in verband met het jaarlijkse online enquêteproject over uw ervaringen als teamlid binnen Premier Tech (PT). De resultaten van de enquête zijn toegankelijk voor de DO-teams en managers via een dashboard, zonder dat een individuele identificatie van de respondent mogelijk is.
De bedoeling van dit initiatief, dat al meerdere jaren verankerd ligt in de werkwijzen van Premier Tech, is om gegevens te verzamelen over de ervaringen van teamleden binnen Premier Tech om de managementprocessen voor teamleden te optimaliseren en hun carrièretraject binnen de grotere Premier Tech-Team continu te optimaliseren.
| We verzamelen/verwerken | Wij gebruiken voor het doel van |
|---|---|
|
Persoonsgegevens:
|
Evalueren, verbeteren en aanpassen van de ervaring van teamleden.
*Uw gegevens zullen niet worden verkocht. |
U kunt uw rechten uitoefenen of vragen stellen: door contact met ons op te nemen via [email protected]
INFORMATIE VOLLEDIGE TEKST
Gegevensverwerking in het kader van de “Enquête over de teamervaringen van”.
Welke gegevens worden er verzameld?
Wij verzamelen en/of gebruiken de volgende persoonsgegevens, die in dit document als volgt worden gedefinieerd (hierna gezamenlijk aangeduid als Persoonsgegevens):
- Identificatiegegevens: uw achternaam, voornaam, titel, zakelijk e-mailadres.
- Demografische gegevens: uw geslacht, uw moedertaal, uw leeftijdsgroep in deze 4 categorieën: 18-24, 25-34, 35-49, 50+, en uw anciënniteitsgroep in deze 4 categorieën: 1 jaar, 2-4 jaar, 5-9 jaar, 10+ jaar.
- Geografische gegevens: uw geografische regio, uw land.
- Werkgelegenheidsgegevens: uw bedrijfstak, uw bedrijfseenheid, uw rechtspersoon, uw directe manager (achternaam, voornaam, titel en zakelijk e-mailadres), uw type dienstverband (kantoor of fabriek, fulltime of parttime).
We verzamelen ook de volgende informatie die geen persoonsgegevens bevat:
- Inhoudsgegevens: een schaal ter aanduiding van hoe tevreden uw teamlid is met betrekking tot de volgende onderwerpen: Samenwerking, communicatie, professionele ontwikkeling, trots, innovatie, welzijn op de werkplek, hobby’s, prestaties, erkenning, relatie met de manager, compensatie en voordelen, werk en privéleven, waarden en cultuur, visie.
- Optionele inhoudsgegevens: open antwoorden op vrijwillige en geanonimiseerde basis met betrekking tot uw meningen en suggesties over uw ervaringen als teamlid. In deze vragen mogen geen persoonsgegevens worden verzameld.
Waarom verzamelen/gebruiken we deze gegevens?
Premier Tech gaat deze gegevens gebruiken om de ervaring van teamleden te verbeteren. Het evalueren van de ervaring van teamleden is de kern van het proces, waardoor Premier Tech de behoeften en zorgen van teamleden kan identificeren en hier adequaat op kan reageren.
De Enquête Ervaring van Teamleden maakt het mogelijk om te evalueren, te verbeteren en aan te passen: de ervaring van teamleden met betrekking tot onder andere de arbeidsomstandigheden en de betrokkenheid van de teamleden, de relaties van het teamlid met de managers en de samenwerkingsvormen tussen de teamleden, de verwezenlijking van de waarden van PT, de balans tussen werk en privéleven evenals het welzijn, de processen van erkenning en beloning, de professionele ontwikkeling evenals de communicatie. De evaluatie, verbeteringen en aanpassingen kunnen worden uitgevoerd op basis van een vergelijking met de Inhoudsgegevens en Optionele Inhoudsgegevens (die gedepersonaliseerd zijn) van de afgelopen 6 jaar.
Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?
De verwerkingsverantwoordelijke is Premier Tech Ltd., een Canadees bedrijf gevestigd te 1, avenue Premier Tech, Rivière du Loup (Quebec), Canada G5R 6C1 (hierna aangeduid als “Premier Tech”).
Wat is de rechtsgrondslag?
De verwerking van persoonsgegevens, inhoudsgegevens en optionele inhoudsgegevens is wettelijk gebaseerd op de toestemming die u ons vrijwillig geeft door te klikken op de knop “Toestemming geven en deelnemen aan de enquête”, toegevoegd aan deze kennisgeving.
| Door akkoord te gaan met het beantwoorden van de enquêtevragen, gaat u ermee akkoord dat de optionele inhoudsgegevens worden verwerkt door een algoritme voor kunstmatige intelligentie. Als u niet wilt dat de optionele inhoudsgegevens worden verwerkt door functies voor kunstmatige intelligentie, kunt u de 6 optionele vragen overslaan. Er worden geen geautomatiseerde beslissingen geïmplementeerd op basis van optionele inhoudsgegevens, die volledig geanonimiseerd zijn. |
Hoe lang worden de gegevens bewaard?
Alle gegevens worden opgeslagen in de SparkBay-omgeving. Persoonsgegevens worden maximaal één jaar bewaard; inhoudsgegevens en optionele inhoudsgegevens worden maximaal zes jaar bewaard. Optionele inhoudsgegevens worden tijdelijk opgeslagen in de OpenAI-omgeving voor een periode van 30 dagen. De gegevens kunnen op elk moment worden verwijderd als u uw toestemming intrekt of als u uw recht uitoefent om de gegevens te laten verwijderen.
Wie zijn de ontvangers van de gegevens?
Intern, zijn er beperkte toegangen tot de resultaten van de enquête (Inhoudsgegevens en Optionele Inhoudsgegevens) ingesteld voor de projectteams, de teams voor Organisatieontwikkeling en de managers (waarvan het team uit minimaal 5 leden bestaat), zodat zij de resultaten van de enquête kunnen raadplegen via een dashboard zonder dat individuele identificatie van de respondent mogelijk is. De reikwijdte van de toegang varieert afhankelijk van de rol binnen de organisatie, waarbij elk type toegang wordt verleend op basis van de noodzaak om te weten.
Extern, uw identificatiegegevens, demografische gegevens, geografische gegevens, werkgelegenheidsgegevens en inhoudsgegevens en optionele inhoudsgegevens kunnen toegankelijk zijn voor externe dienstverleners, inclusief hun subcontractanten, die namens ons en in overeenstemming met onze instructies handelen. SparkBay, dat optreedt als platformprovider, heeft toegang tot alle gegevens en de OpenAI-processor heeft alleen toegang tot optionele inhoudsgegevens, die geanonimiseerd zijn, met als doel deze gegevens samen te vatten en te synthetiseren.
Op welke manier worden mijn gegevens verwerkt?
De volgende persoonsgegevens worden door SparkBay verwerkt om (i) toegang tot de vragenlijsten te configureren (identificatiegegevens) en (ii) de vragen te configureren die de enquête structureren (demografische gegevens, geografische gegevens, werkgelegenheidsgegevens).
Inhoudsgegevens worden verzameld en opgeslagen op het platform dat door SparkBay wordt aangeboden. Inhoudsgegevens zullen worden bekeken door Premier Tech in de dashboards op het SparkBay-platform om de ervaring van teamleden te verbeteren.
Optionele inhoudsgegevens worden verwerkt volgens het volgende proces:
- Verzameling en opslag van optionele inhoudsgegevens die worden uitgevoerd op het SparkBay-platform.
- SparkBay voert een samenvatting en synthese uit van optionele inhoudsgegevens via een geïntegreerde functie voor kunstmatige intelligentie. Deze technologie komt van het bedrijf OpenAI (met zijn ChatGPT-taalmodel) en is geïntegreerd in SparkBay via een beveiligde API. We hebben ervoor gezorgd dat alleen optionele inhoudsgegevens worden verwerkt en deze worden niet door SparkBay of OpenAI gebruikt om algoritmen of neurale netwerken te trainen.
- Premier Tech raadpleegt de optionele inhoudsgegevens op de dashboards die door het SparkBay-platform worden aangeboden.
Worden mijn gegevens internationaal overgedragen?
Afhankelijk van uw woonplaats kunnen uw persoonsgegevens, evenals inhoudsgegevens en optionele inhoudsgegevens, buiten uw woongebied worden overgedragen. De gegevens worden gehost in Canada.
Als u op het grondgebied van de Europese Unie woont, heeft Canada een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie verkregen, wat betekent dat gegevens die worden verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”), kunnen worden overgedragen van de Europese Unie naar Canada, zonder aanvullende maatregelen, aangezien het Canadese rechtssysteem voldoende garanties biedt.
Desondanks zorgt Premier Tech ervoor dat er modelcontractbepalingen zijn met haar leverancier SparkBay. De modelcontractbepalingen zijn bedoeld om een uniform kader voor gegevensoverdracht te waarborgen dat een adequaat niveau van gegevensbescherming garandeert, in overeenstemming met de vereisten van de AVG.
Hoe wordt de beveiliging van mijn gegevens gewaarborgd?
Premier Tech heeft technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een adequaat niveau van beveiliging, integriteit en vertrouwelijkheid te garanderen, overeenkomstig de sectorale normen. Daaronder valt onder andere de implementatie van vertrouwelijkheidsovereenkomsten, versleuteling van gegevens in transit en de compartimentering van toegang.
Premier Tech heeft er ook voor gezorgd dat haar serviceprovider SparkBay technische en organisatorische systemen, beleid en procedures heeft om de veiligheid, integriteit en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens, inhoudsgegevens en optionele inhoudsgegevens te waarborgen en het risico van ongeautoriseerde toegang tot deze informatie te verkleinen.
Hoe kan ik mijn rechten uitoefenen?
U kunt uw rechten op toegang, rectificatie, verwijdering, beperking en verzet op elk moment uitoefenen door contact op te nemen met het team “Compliance en gegevensbescherming” van Premier Tech op [email protected].
Hoe kan ik een klacht indienen?
U kunt uw rechten te allen tijde uitoefenen bij de bevoegde nationale of lokale autoriteiten.
U kunt in geval van vragen of problemen ook te allen tijde contact met ons opnemen via [email protected].