SINTESI DELL’INFORMATIVA

TESTO COMPLETO DELL’INFORMATIVA

Trattamento dei dati nell’ambito del “Sondaggio sulle esperienze dei membri dei team”

Quali dati vengono raccolti/utilizzati? 

Raccogliamo e/o utilizziamo i seguenti dati personali, definiti come segue in tutto il presente documento (di seguito collettivamente indicati come “dati personali”):

• Dati di identificazione: cognome, nome, qualifica professionale, indirizzo e-mail aziendale.
• Dati demografici: sesso, lingua madre, fascia d’età tra 4 categorie (18-24, 25-34, 35-49, 50+ anni) e anzianità tra 4 categorie (1 anno, 2-4 anni, 5-9 anni, 10+ anni).
• Dati geografici: regione geografica e Paese di provenienza.
• Dati occupazionali: settore aziendale, unità aziendale, entità giuridica, responsabile diretto (cognome, nome, qualifica professionale e indirizzo e-mail aziendale), tipo di impiego (ufficio o fabbrica, a tempo pieno o part-time).

Raccogliamo anche le seguenti informazioni non incluse tra i dati personali: 

• Dati sostanziali – Indice di soddisfazione sulle esperienze dei membri del team riguardo ai seguenti argomenti: collaborazione, comunicazione, sviluppo professionale, orgoglio, innovazione, benessere nel luogo di lavoro, hobby, prestazioni, riconoscimenti, rapporti con i responsabili, retribuzione e benefit, lavoro e vita personale, valori e cultura, visione.
• Dati sostanziali facoltativi – risposte aperte, non obbligatorie e anonimizzate, riguardanti le Sue opinioni e i Suoi suggerimenti sulle Sue esperienze come membro del team. In queste domande non devono essere raccolti dati personali.

Perché raccogliamo/utilizziamo questi dati? 

Premier Tech utilizzerà questi dati per migliorare le esperienze dei membri del team. Fulcro del processo, la valutazione delle esperienze dei membri del team consente a Premier Tech di identificare le esigenze e le preoccupazioni dei membri del team e di rispondere in modo appropriato.

Il Sondaggio sull'Esperienza dei Membri del Team permette di valutare, migliorare e adattare: l'esperienza dei membri del team, in particolare per quanto riguarda le condizioni di lavoro e l'impegno dei membri, le relazioni dei membri con i responsabili e le modalità di collaborazione tra i membri, la realizzazione della cultura dei valori di PT, l'equilibrio tra vita lavorativa e personale, nonché il benessere, i processi di riconoscimento e ricompensa, lo sviluppo professionale e la comunicazione. La valutazione, i miglioramenti e gli adattamenti possono essere effettuati su base comparativa con i Dati di Contenuto e i Dati di Contenuto Facoltativi (che sono depersonalizzati) degli ultimi 6 anni

Chi è il responsabile del trattamento dei dati? 

Il responsabile del trattamento è Premier Tech Ltd., una società canadese con sede a 1 avenue Premier Tech, Rivière du Loup (Quebec), Canada G5R 6C1 (di seguito denominata “Premier Tech”).

Qual è la base giuridica?

Il trattamento dei dati personali, dei dati sostanziali e dei dati sostanziali facoltativi è giuridicamente fondato sul consenso da Lei volontariamente fornito facendo clic sul pulsante “Consenso e partecipazione al sondaggio”, corredato da questa informativa. 

Per quanto tempo vengono conservati i dati?

Tutti i dati saranno memorizzati nella piattaforma Sparkbay. I dati personali saranno conservati per un periodo massimo di un (1) anno; i dati sostanziali e i dati sostanziali facoltativi saranno conservati per un periodo massimo di sei (6) anni. I dati sostanziali facoltativi saranno temporaneamente archiviati nell’ambiente di OpenAI per un periodo di 30 giorni. I dati potranno essere cancellati in qualsiasi momento se Lei ritira il Suo consenso o esercita i Suoi diritti in tal senso. 

Chi sono i destinatari dei dati? 

Internamente, accessi limitati ai risultati del sondaggio (dati sostanziali e dati sostanziali facoltativi) sono stati concessi ai team del progetto, dello Sviluppo Organizzativo e ai responsabili (il cui team è composto da almeno 5 membri) per consentire loro di consultare i risultati del sondaggio tramite un dashboard senza che sia possibile identificare individualmente il rispondente. L’ambito di accesso varia a seconda del ruolo ricoperto all’interno dell’organizzazione. Ogni tipo di accesso viene concesso in base alle effettive esigenze conoscitive. 

Esternamente, i personali, demografici, geografici, occupazionali, sostanziali e sostanziali facoltativi che La riguardano potrebbero essere accessibili a fornitori terzi di servizi, subappaltatori compresi, che agiscono per conto nostro e nel rispetto delle nostre istruzioni. Sparkbay, in qualità di fornitore della piattaforma, avrà accesso a tutti i dati, mentre il suo incaricato del trattamento OpenAI avrà accesso solo ai dati sostanziali facoltativi anonimizzati, allo scopo di riassumere e sintetizzare tali dati.

Quale trattamento sarà effettuato sui miei dati?

I seguenti dati personali saranno trattati da Sparkbay al fine di (i) configurare l’accesso ai questionari (dati di identificazione) e (ii) configurare le domande che caratterizzano il sondaggio (dati demografici, dati geografici, dati occupazionali).  

I dati sostanziali saranno raccolti e archiviati sulla piattaforma fornita da Sparkbay. I dati sostanziali saranno visualizzati da Premier Tech tramite dashboard sulla piattaforma Sparkbay allo scopo di migliorare le esperienze dei membri del team. 

I dati sostanziali facoltativi saranno trattati secondo il processo descritto di seguito.

• Raccolta e archiviazione dei dati sostanziali facoltativi saranno eseguiti sulla piattaforma Sparkbay. 
• Sparkbay riepilogherà e sintetizzerà i dati sostanziali facoltativi tramite una funzione di intelligenza artificiale integrata. Questa tecnologia, creata da OpenAI (con il suo modello di linguaggio ChatGPT), è stata integrata in Sparkbay tramite un’API sicura. Ci siamo assicurati che solo i dati sostanziali facoltativi saranno elaborati e non verranno utilizzati da Sparkbay o OpenAI per addestrare algoritmi o reti neurali. 
• Premier Tech consulterà i dati sostanziali facoltativi sulle dashboard fornite dalla piattaforma Sparkbay. 

I miei dati vengono trasferiti su scala internazionale?

A seconda di dove risiede, è possibile che i dati personali, nonché i dati sostanziali e i dati sostanziali facoltativi, possano essere trasferiti al di fuori del proprio territorio di residenza. I dati sono archiviati in Canada.

Per chi risiede nel territorio dell’Unione europea, il Canada ha ottenuto una decisione di adeguatezza dalla Commissione europea, il che significa che i dati trattati in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (“GDPR”) possono essere trasferiti dall’Unione Europea al Canada senza misure supplementari, poiché il sistema legale canadese offre garanzie sufficienti.

In ogni caso, Premier Tech si accerta che per il proprio fornitore Sparkbay siano implementate le clausole contrattuali tipo. Le clausole contrattuali tipo servono a garantire uno schema uniforme di trasferimento dei dati, assicurando un adeguato livello di protezione dei medesimi in conformità ai requisiti del GDPR.

Come viene garantita la sicurezza dei miei dati?

Premier Tech ha implementato misure tecniche e organizzative, al fine di garantire un adeguato livello di sicurezza, integrità e riservatezza in conformità agli standard del settore. Queste misure includono l’implementazione di accordi di riservatezza, la crittografia dei dati in transito e la compartimentazione degli accessi.

Premier Tech ha inoltre accertato che il proprio fornitore di servizi Sparkbay dispone di sistemi, politiche e procedure tecniche e organizzative atte a garantire la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati personali, dei dati sostanziali e dei dati sostanziali facoltativi nonché a ridurre il rischio di accesso non autorizzato a dette informazioni.

Come posso esercitare i miei diritti? 

Potrà esercitare i Suoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione in qualsiasi momento, contattando il dipartimento “Conformità e protezione dei dati” di Premier Tech all’indirizzo e-mail [email protected].

Come posso inoltrare un reclamo?

Potrà far valere i Suoi diritti in qualsiasi momento presso gli organi nazionali o locali competenti.
Per qualsiasi dubbio o domanda può anche contattarci in qualunque momento all’indirizzo e-mail [email protected].